Tips om efficiënter te vergaderen

Als je werkt weet je dat je er eigenlijk niet aan ontkomt: vergaderen. Soms doe je omdat het moet en soms is het gewoon echt nodig om verder te komen met je werk. Niet iedereen is groot fan van vergaderen, omdat de voorbereiding of het vergaderen zelf veel tijd kan kosten. Vergaderen hoeft helemaal niet saai te zijn. Vergaderen kan juist enorm leuk zijn en erg effectief. Hoe je dat precies doet leggen we uit.

Een toffe vergaderlocatie

Vaak worden vergaderruimtes gecreëerd door een krappe ruimte in te richten met een tafel, stoelen en een bord. Er wordt dan ook weinig rekening gehouden wat het effect zal zijn op de resultaten van de vergadering. Een juiste vergaderlocatie is echter de sleutel tot succesvol en efficiënt vergaderen. Als je in een inspirerende omgeving zit, komen er ook betere ideeën en oplossingen voor problemen.

Het standaard vergaderen op alsmaar dezelfde locatie is voorbij. Tegenwoordig vraagt een goede vergadersessie om nieuwe en frisse inzichten. Dit is te realiseren door bijvoorbeeld te vergaderen op een externe vergaderlocatie. Er bestaan verschillende vergaderlocaties in heel Nederland, dus is er altijd iets bij je in de buurt. Wil je graag vergaderen in de randstad met een centrale ligging? Dan zou je kunnen kiezen om te vergaderen op een vergaderlocatie in Woerden bijvoorbeeld. Wat dat betreft is er keuze genoeg!

Voorbereiding

Het is niet altijd even leuk, maar een goede voorbereiding heb je uiteindelijk wel veel profijt van. Als je weet wat er in de vergadering aan de orde zal komen en je je hebt ingelezen of je goed hebt voorbereid op het onderwerp, dan zal je inbreng ook als waardevol worden gezien en lever je misschien wel dé bijdrage op die nodig is.

Tijd voor actie

Als je wil dat de vergadering ook daadwerkelijk wat gaat opleveren, dan zou je duidelijke doelen moeten stellen. Niemand heeft zin in een vergadering die helemaal niets oplevert. Als dit namelijk het geval is, zullen de aankomende vergaderingen ook minder effectief zijn, omdat de motivatie voor nieuwe acties niet zo sterk aanwezig meer zijn.

Duidelijk doelen kun je stellen door actiepunten op te stellen met een datum en dus deadlines. Door deadlines te stellen zorg je ervoor dat de taken die gedaan moeten worden ook eerder worden bereikt dan wanneer je geen duidelijke taken stelt. Als de doelen die met de acties gedaan moeten worden voor iedereen duidelijk is, is dit effect nog groter. Met duidelijke doelen weet iedereen ook wat de gevolgen zijn van de acties die gedaan moeten worden. Zorg er dus ook voor dat iedereen weet wat het doel is.