Wat is een online reserveringssysteem van vergaderruimten

We hebben het over een geautomatiseerd systeem voor de
reservering van vergaderruimten dat via het internet bereikbaar
is. Dit maakt het klanten met een internetaansluiting mogelijk het
systeem online te raadplegen en desgewenst een reservering te
maken.

De software van het systeem wordt geïnstalleerd op een met het
internet verbonden webserver. Dat kan een eigen server zijn, maar
meer gebruikelijk is een externe host. Uiteraard zal de capaciteit
van de server/host en de internetverbinding toereikend moeten
zijn.

Beveiliging is een zeer belangrijk aandachtspunt, zoals tegen
oneigenlijk gebruik van het systeem en de waarborging van de
privacy van de klanten. Nog te vaak hoort men van hacking,
diefstal van gegevens en chantage. De gevolgen daarvan kunnen
groot zijn. Waarom een online reserveringssysteem van vergaderruimten?

Er zijn voordelen voor de klant en de verhuurder zoals efficiëntie en duidelijkheid.

Natuurlijk verhoogt een reserveringssysteem van vergaderruimten de
efficiëntie bij de verhuurder. Minder handmatige gegevensinvoer en
de diverse afdelingen van het verhuurbedrijf kunnen de planning
online inzien en daarop inspelen. Maar ook voor de klant is er
winst. Bellen is niet meer nodig en alles kan online worden
afgehandeld.

Een reserveringssysteem voorkomt misverstanden tussen de klant en
de verhuurder. De klant maakt een reservering online en krijgt als
antwoord een gedetailleerd mail-bericht daarover. Dat bericht
bevat een link en met een klik daarop bevestigt de klant de
reservering.

Promotie voor de verhuurder

Minder makkelijk te kwantificeren, maar niet onbelangrijk

Een online reserveringssysteem zorgt ervoor dat klanten meer tijd
op de website van de verhuurder doorbrengen. Dat vinden
zoekmachines positief en geven de website een hogere
positie in de zoekresultaten. Meer klanten zullen dan de website
bezoeken en dat vinden zoekmachines ook belangrijk.

Een online reserveringssysteem geeft het verhuurbedrijf een meer
professionele uitstraling. Zonder een reserveringssysteem kunnen
klanten zich afvragen op welke andere vlakken de serviceverlening
achterloopt.